Системы электронного архивирования используются для хранения, индексирования, классификации и управления электронными документами и данными, обеспечивая их сохранность и целостность на протяжении всего жизненного цикла.
Они отвечают требованиям нормативно-правового соответствия, поскольку сохраненные данные не могут быть изменены или повреждены, что позволяет предоставлять их в качестве заверенной копии оригинала для аудиторских или юридических целей.
Этлас-Софт может помочь вам в реализации проекта электронного архивирования, начиная с определения того, какие данные необходимо сохранить, и заканчивая операционными процедурами, необходимыми для обеспечения их долгосрочной целостности.
Давайте разберемся подробнее об использовании и преимуществах.
Архивирование важных документов и данных является важной частью нашего общества на протяжении нескольких веков.
Оно обеспечивает временное или постоянное хранение и сохранность информации, а также ее доступность в случае необходимости.
Но с ростом объемов информации и данных требуется все больше и больше места для этих архивов.
К счастью, в наше время цифровое архивирование предлагает фантастическое решение извечной проблемы.
Что такое архивирование документов?
Документы – это и основа вашей организации.
Для того чтобы эффективно функционировать, знания и данные в вашей компании должны быть легко доступны для тех, кому они нужны.
Вот тут-то и приходит на помощь архивирование документов.
Это может быть как физический, так и электронный архив.
Также нельзя забывать про архивирование данных.
Архивирование данных обычно относится к различным видам данных: резервные данные и архивные данные.
Преимущества электронного архивирования
Электронное (или цифровое) архивирование имеет множество преимуществ.
Это экономящее место долгосрочное решение с практически безграничными возможностями для масштабирования.
Когда речь идет об управлении документами, система электронного архива экономит время, деньги и даже место.
Итак, какие цифровые файлы можно хранить в виртуальном или онлайн-архиве?
Это может быть все, что требуется вашей организации: от текстовых файлов до файлов изображений, от видео до электронных таблиц и многое другое.
Давайте рассмотрим основные плюсы:
Минимизация рисков ответственности
Благодаря электронному архивированию компании получают круглосуточный доступ ко всем важным документам, например, касающимся производства, испытаний, проверок, поставок, охраны труда и техники безопасности, соблюдения требований качества и т. д.
Эти документы архивируются в соответствии с требованиями аудита, что означает, что они могут быть учтены на всех этапах их жизненного цикла.
Все регистрируется, начиная с того, когда и как был создан документ, кто его изменил и как он был заархивирован.
Это может обеспечить надежную защиту от юридических и финансовых последствий в случае возникновения проблем .
Соблюдение сроков
Когда речь идет о сроках хранения, не все деловые документы одинаковы: Различные типы и формы документов подчиняются различным правилам хранения.
Автоматические периоды хранения и сроки удаления – полезные инструменты, которые помогают компаниям обеспечить полное соответствие их архивации требованиям законодательства.
Защита знаний компании
Центральный цифровой архив – это основа для объединения всех ноу-хау компании: он является хранилищем важного опыта и доставляет информацию сотрудникам тогда, когда и где она им нужна.
Электронные файлы выполняют дополнительные полезные функции.
Они объединяют информацию в правильном бизнес-контексте – например, по конкретным бизнес-процессам и темам – чтобы помочь сотрудникам легко найти то, что им нужно, и ускорить рабочие процессы.
Защита документов
При соблюдении необходимых мер предосторожности цифровое архивирование (включая архивирование с контролем аудита) может защитить информацию от уничтожения, потери, манипуляций и кражи.
Комплексное решение для архивирования решает эту задачу различными способами, например, с помощью концепции авторизации.
Компании могут указать, кто имеет право просматривать, редактировать и удалять ту или иную информацию.
Заключение
Использование систем электронного документооборота создает большие объемы информации, и уже сегодня перед пользователями встает вопрос ее хранения.
В этом случае также необходимо поддерживать юридическую ценность документов, обеспечивать быстрый поиск и управление массивами данных.
Лучшее решение – это программный комплекс для долговременного хранения электронных документов, включающий в себя автоматизацию процессов архивной деятельности.
