В 2026 году российский сегмент информационных систем управления проектами (ИСУП) выглядит оживленно: появляются новые решения, развиваются и добавляют в функциональности «старички» рынка. У многих компаний встает закономерный вопрос: «Как выбрать ИСУП, чтобы она действительно принесла пользу, а не лежала мертвым грузом? И на что обратить внимание, чтобы избежать дорогостоящих промахов?». В статье разберемся, какие самые популярные ошибки совершают организации при выборе системы.
Ошибка 1. Вы не изучили действующие процессы
Перед тем, как смотреть рынок, нужно определиться с основным запросом, который должна будет решить система управления проектами. Ответьте на вопросы: как ведутся работы сейчас, где есть пробелы, как вы назначаете ресурсы, контролируете денежные операции, где ведете проектный документооборот и есть ли понятные отчеты.
После анализа текущих процессов сформулируйте ключевой запрос. Например:
- «Не понимаю, чем заняты сотрудники. Задачи прибавляются, а я не знаю, на кого их распределять. По разговорам все заняты делом, а на деле у одних специалистов перегруз, вторые только делают вид, что работают».
- «Документы по проектам постоянно теряются среди бумаг или разрозненных ИТ-решениях. Это приводит к срывам сроков и ненужной коммуникации, которая тоже съедает время».
- «Запустил проект, но не знаю, на каком этапе находится каждый, где возникают проблемы и стоит ли подключать руководство к решению. Отчеты собираются вручную, им нельзя доверять».
- «В нашей команде много инструментов для управления проектами: кто-то фиксирует информацию в блокноте, кто-то привык работать в таблицах, кто-то – в онлайн-редакторах. Это выматывает, так как приходится координировать задачи с закрытыми глазами».
Как избежать: сформулируйте готовый запрос, который должна будет решить будущая ИСУП в первую очередь.
Ошибка 2. Вы не мыслите наперед
Наверняка, за свою практику вы успели протестировать множество ИТ-решений. Помните инструменты, которые закрепились за вашей командой? Скорее всего, те, которые смогли «вырасти» вместе с вашими потребностями.
Так и с системой управления проектами: необходимо подсчитать пользователей – кто будет работать с продуктов и по каким ролям. Например, одной компании достаточно подключения исполнителей, второй важно выдать доступ к ИТ-решению кураторам или внешним подрядчикам.
Как избежать: обратите внимание на масштабируемые ИСУП, которые не придется менять при росте количества проектов и их участников.
Ошибка 3. Вы покупаете функционал ради функционала
Дорого – не всегда хорошо. В погоне за функциональностью многие компании упускают из вида самое важное – свои реальные потребности. Результат плачевный: «тяжелая» система управления проектами затянет сроки внедрения и может вызвать ситуацию, когда исполнители откажутся от нового инструмента из-за его сложности.
Как избежать: держите в голове, что никто не использует возможности ИСУП на максимум: смотрите на инструменты, которые будут нужны вашей команде на ежедневной основе. Пересмотрите бюджеты, так как потребуются деньги на настройку платформы, обучение сотрудников, интеграции.
Ошибка 4. Вы забываете про действующий ИТ-ландшафт
Будущая система управления проектами – часть корпоративной среды. Если вы покупаете ИСУП, которая не может встроиться в ИТ-ландшафт или требует долгих и дорогих интеграций, будьте готовы к тому, что все останется на том же уровне: менеджеры вернутся в Excel, данные будут дублироваться и теряться, а координировать работы придется вручную.
Как избежать: обратите внимание на ИСУП с готовыми коннекторами и открытым интерфейсом обмена данных (API). Так вы встроите систему в действующую инфраструктуру, когда все программные продукты работают слаженно и в одном ритме.
Ошибка 5. Вы внедряете ИСУП без пилотного проекта
Ограничиваться отзывами коллег и демонстрацией системы – еще один промах, который может привести к провалу всей затеи. Важно протестировать ИСУП на реальных задачах: сколько времени потребуется на интеграции, требуются ли доработки и удобно ли пользоваться вашим сотрудникам.
Как избежать: проведите тестирование системы на пилотных проектах – многие разработчики предоставляют бесплатный демодоступ.
Так какой должна быть система управления проектами? Отказоустойчивой и масштабируемой, чтобы она продолжала работать с ростом компании. Гибкой, чтобы можно было настроить бизнес-процессы под свои нужды. Функциональной, чтобы каждый пользователь нашел свои инструменты управления из «коробки». Импортонезависимой, чтобы получать обновления и поддержку вендора. Например, система управления проектами Directum Projects помогает перевести в цифру все необходимые процессы: от документооборота и сохранения знаний до полноценного планирования и работы с задачами.
Правильного варианта ИСУП, которая бы одинаково хорошо подошла строительной компании и маркетинговому агентству, не существует. Важно сфокусироваться на внутренних процессах, провести пилотный проект и оценить развитие системы управления проектами в перспективе. Чем тщательнее вы изучите варианты решений, представленных на рынке, тем больше вероятности, что система управления проектами будет эффективна и станет вашим инструментом на пути к достижению стратегических целей.
