Корпоративная почта предназначена для ведения бизнес-переписки с партнерами, контрагентами, клиентами. В ней содержится доменное имя, которое позволяет получателю сразу идентифицировать отправителя. Такой формат повышает доверие к компании, положительно сказывается на ее репутации, позволяет избежать попадания писем в спам.
Для чего может пригодиться корпоративная почта
- Корпоративная почта используется для ведения любой переписки, для внутренних и внешних коммуникаций. Это один из элементов брендирования, ведь в каждом письме содержится название компании, включенное в адрес. Поэтому почта выполняет рекламную функцию, а при добавлении подписи со ссылкой на сайт еще и повышает конверсию, улучшает положение ресурса в поисковых система, тем самым привлекая клиентов.
- Подключение корпоративного почтового сервера позволяет создать каждому сотруднику отдельный ящик с уникальным и понятным именем, подпись с указанием контактной информации. Для планирования совместных мероприятий достаточно создать общий календарь, для обмена информации – папку с доступом соответствующих сотрудников. В случае спорной ситуации легко проанализировать переписку и выяснить реальные причины.
- Наличие корпоративной почты – обязательное условие email-маркетинга, организации рекламных рассылок. Это единственная возможность донести до получателей информацию, защитить письма от попадания в спам, а сотрудников компании – от напрасной и безрезультатной работы. Массовые рассылки, выполненные с корпоративной почты, могут существенно улучшить продажи, привлечь новых покупателей, стимулировать существующих клиентов к совершению целевых действий. Лучше отправлять такие письма с адреса, содержащего имя конкретного сотрудника. Такие сообщения вызывают больше доверия.
Преимущества использования корпоративной почты
Корпоративная почта – это не просто платформа для отправки и получения корреспонденции. При грамотном использовании она становится эффективным бизнес-инструментом, способным активизировать продвижение компании, повысить удобство работы, улучшить имидж. В целом корпоративная почта для бизнеса обеспечивает целый ряд преимуществ:
- безопасность – для отправки информации используются закрытые каналы и системы шифрования. Это помогает предотвратить утечку сведений, защитить данные компании. Перехватить письмо, изменить его и подделать адрес отправителя практически невозможно. Для повышения уровня безопасности используется двухфакторная идентификация с помощью пароля и кода, полученного в СМС-сообщении;
- аудит – иногда утечка информации связана с действиями сотрудников компании. При наличии корпоративной почты в любой момент можно ознакомиться с историей переписки, разобраться, не переманивают ли работники клиентов на сторону, не передают ли важную информацию конкурентам. Когда сотрудник совершает подобные действия не с корпоративной, а с личной почты, отследить этот процесс не удастся. В случае, если работник по тем или иным причинам меняет пароль, администратор не теряет доступа к ящику. А когда в компанию приходит новый сотрудник, ему можно предоставить доступ к архиву писем, содержащую массу полезной информации;
- повышение доверия клиентов – поставщики, потенциальные партнеры и клиенты могут просто не обратить внимание на письмо, отправленное с непонятного адреса на бесплатном почтовом сервере. Использование таких платформ указывает на финансовую несостоятельность или технологическую отсталость компании. Отправка коммерческого предложения с бесплатного сервера не имеет смысла, а использование корпоративной почты помогает добиться желаемого результата;
- администрирование – ответственный за эту сферу сотрудник управляет аккаунтами, в том числе добавляет пользователей при приеме нового работника, удаляет в случае увольнения, чтобы человек не мог далее пользоваться этим ящиком и навредить бывшему работодателю. У администратора есть возможности восстанавливать удаленные письма или профили в случае блокировки;
- оптимизация бизнес-процессов – в корпоративной почте можно создавать рассылки для сотрудников, это удобно для организаций с большим штатом и многочисленными отделами. При этом можно выбрать получателей, имеющих отношение к теме письма. Это способствует повышению производительности труда, поскольку избавляет работников от необходимости перемещаться по офису для передачи документов и прочей информации;
- гарантии – письма, отправленные с корпоративной почты, не попадают в спам и обращают на себя внимание. Это помогает избежать ситуаций, когда клиент не получает счет на оплату и своевременно не вносит оплату, партнер пропускает важную встречу или опаздывает с отгрузкой продукции;
- автоматизация – в корпоративной почте можно настроить ответ на письма в автоматическом режиме на случай нахождения сотрудника в отпуске. Если ему напишет клиент или представитель компании-партнера, то система сгенерирует ответ с указанием времени и даты выхода сотрудника на работу. Для этой же цели можно подключить переадресацию писем на время отпуска работника.
В корпоративной почте есть и дополнительные функции. Это, например, интеграция с другими платформами и сервисами, подключение CRM. Можно включить сортировку, которая автоматически будет перенаправлять письма в нужные папки, где их будет проще найти.
